In der Automatisierungsberatung nehmen wir Ihre Abläufe Schritt für Schritt auf und bewerten sie nach Häufigkeit, Fehleranfälligkeit und Aufwand. Das Ergebnis ist eine Prozesslandkarte mit einer begründeten Reihenfolge. Sie sehen, welcher Ablauf zuerst automatisiert werden sollte und welcher vorher inhaltlich zu klären ist.
Prozessaufnahme · Priorisierung · Entscheidung
Automatisierungsberatung
Eine Prozessaufnahme für Unternehmen, die automatisieren wollen und noch nicht wissen, welcher Ablauf sich dafür eignet.
Was wir in der Aufnahme festhalten
- Auslöser des Ablaufs und beteiligte Rollen
- Systemwechsel und Stellen mit manueller Datenübertragung
- Wartezeiten, Freigaben und Rückfragen
- Sonderfälle, die den Standardweg verlassen
- Wer merkt, wenn ein Vorgang liegen bleibt
Ein unsauberer Prozess wird durch Automatisierung schneller unsauber
Automatisierung beschleunigt einen Ablauf. Sie verbessert ihn nicht.
Wenn zwei Abteilungen unterschiedliche Vorstellungen davon haben, wann eine Anfrage als bearbeitet gilt, erzeugt eine Automatisierung diesen Konflikt künftig schneller und häufiger.
Deshalb beginnt diese Beratung bei der Frage, wie der Ablauf heute tatsächlich läuft. Nicht bei der Frage, welches Werkzeug eingesetzt wird.
Voraussetzungen für die Prozessaufnahme
- Zugang zu einem echten Vorgang, an dem der Ablauf gezeigt werden kann
- Die Person, die den Schritt täglich ausführt
- Eine Liste der eingesetzten Systeme, auch der inoffiziellen
Wie die Prozessaufnahme abläuft
Wir lassen uns den Ablauf an den echten Oberflächen zeigen, mit einem echten Vorgang.
Dabei halten wir fest, wer welchen Schritt ausführt, wo Daten von Hand übertragen werden und an welcher Stelle Vorgänge liegen bleiben.
Erfahrungsgemäß kommen dabei Schritte zum Vorschein, die in keiner Dokumentation stehen. Genau die sind später der Grund, warum eine Automatisierung im Betrieb scheitert.
Standardwerkzeug, Eigenbau oder bewusst von Hand
Für viele Abläufe gibt es fertige Werkzeuge. Der Aufwand liegt dann in der Einrichtung und in der Pflege, nicht in der Entwicklung.
Ein Eigenbau lohnt sich, wenn der Ablauf für Ihr Geschäft eigen ist und kein Standard ihn abbildet. Er bindet dafür dauerhaft Verantwortung im Haus.
Es gibt einen dritten Fall: Ein Schritt bleibt manuell, weil er selten vorkommt oder Urteilsvermögen verlangt. Auch das ist ein zulässiges Ergebnis dieser Beratung.
Die Prozesslandkarte als Ergebnis
Sie erhalten eine Übersicht der aufgenommenen Abläufe, eine Liste der Automatisierungskandidaten und eine Reihenfolge mit Begründung.
Zu jedem Kandidaten steht dabei, welche Voraussetzung noch fehlt. Häufig ist das eine Entscheidung im Haus und kein technisches Problem.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Automatisierungsberatung
Müssen wir vorher wissen, welches Werkzeug wir einsetzen wollen?
+
Nein. Die Werkzeugfrage ist die letzte, nicht die erste. Wenn Sie bereits ein Werkzeug lizenziert haben, prüfen wir, ob der aufgenommene Ablauf damit abbildbar ist. Falls nicht, benennen wir das mit Begründung.
Wir haben Automatisierungen, die niemand mehr versteht. Hilft die Beratung dabei?
+
Ja, das ist ein häufiger Anlass. Wir nehmen auf, was die bestehenden Abläufe tatsächlich auslösen, und trennen das, was noch gebraucht wird, von dem, was nur noch mitläuft. Sie bekommen eine nachvollziehbare Beschreibung dessen, was im Hintergrund passiert.
Wer aus unserem Team sollte teilnehmen?
+
Die Person, die den Ablauf täglich ausführt, und jemand, der Prozessänderungen entscheiden darf. Ohne die erste fehlt die Wirklichkeit, ohne die zweite bleibt das Ergebnis eine Empfehlung ohne Adressat.
Bauen Sie die Automatisierung im Anschluss?
+
Das ist ein getrennter Auftrag. Die Beratung endet mit der Prozesslandkarte und der Reihenfolge. Ob Ihr Team, Ihre IT oder wir bauen, entscheiden Sie danach anhand des Aufwands, der im Dokument beschrieben ist.
Nächster Schritt