Kassen­system vergleichen: worauf es wirklich ankommt

Vergleichen Sie Abläufe, nicht Funktionen

Eine Funktionsliste sagt, ob etwas vorhanden ist. Sie sagt nicht, wie es sich anfühlt. „Rabatte möglich" steht in jedem Prospekt. Ob ein Rabatt zwei Klicks braucht oder sieben, steht dort nicht. Genau das entscheidet, ob ein System im Betrieb trägt oder stört.

Samstagvormittag, sechs Leute in der Schlange. Der Erste zahlt bar und möchte eine Rechnung mit Firmenanschrift. Die Zweite kauft drei Teilchen und eine Kaffeekarte und zahlt kontaktlos. Der Dritte gibt etwas zurück. Dann fällt auf, dass auf dem zweiten Bon ein falscher Artikel stand.

Dieser Ausschnitt ist Ihr Testfall. Fünf bis zehn solcher Abläufe reichen: der normale Verkauf, der Sonderfall, der Fehlerfall, der Abend, der Monatsanfang. Spielen Sie in jeder Vorführung genau diese durch, nicht die vorbereitete Demo des Anbieters.

Bedienung unter Zeitdruck

Das ist das wichtigste Kriterium und zugleich das am seltensten geprüfte. Zählen Sie im Test die Schritte für Ihre drei häufigsten Vorgänge. Braucht ein Standardverkauf hier drei Berührungen und dort sechs, summiert sich das über einen Samstag.

Achten Sie besonders auf die unangenehmen Momente: Storno einer einzelnen Position, Korrektur nach abgeschlossenem Bon, Rückgabe ohne Beleg, Wechsel der Zahlungsart mitten im Vorgang. Diese Fälle treten täglich auf und sind in Vorführungen selten vorgesehen.

Lassen Sie außerdem jemanden ohne Vorwissen kassieren, nicht sich selbst. Sie kennen das System nach zwei Stunden, Ihre Urlaubsvertretung nicht.

Zahlungsarten und was am Terminal passiert

Kartenzahlung beherrscht praktisch jedes System. Interessant ist die Verbindung zwischen Kasse und Zahlungsterminal. Ist das Terminal angebunden, übernimmt es den Betrag automatisch. Ist es das nicht, tippt Ihr Personal ihn jedes Mal von Hand ein — eine Fehlerquelle, die sich abends beim Abschluss rächt.

Prüfen Sie außerdem, welche Fälle sauber abgedeckt sind: geteilte Rechnung, Trinkgeld auf Karte, Anzahlung, Gutschein, offene Rechnung für Stammkunden. Was Sie brauchen, sollte ohne Umweg über einen Hilfsartikel „Sonstiges" gehen. Klären Sie zuletzt, ob Sie beim Zahlungsdienstleister frei oder gebunden sind.

Schnittstellen: wohin die Daten danach laufen

Die Kasse steht selten allein. Klären Sie für jedes System, was mit den Daten anschließend geschehen soll:

• Warenwirtschaft oder Lager, wenn der Bestand nicht in der Kasse geführt wird
• Onlineshop, wenn dieselben Artikel auch im Netz verkauft werden
• Buchhaltung und Steuerberater
• Zeiterfassung und Dienstplan, wenn sich das Personal ohnehin an der Kasse anmeldet
• Liefer- und Reservierungsplattformen in der Gastronomie
• Termin- oder Auftragsverwaltung in Handwerk und Dienstleistung

Entscheidend ist die Art der Verbindung. „Schnittstelle vorhanden" kann eine fertige Anbindung meinen, die Sie selbst einrichten. Es kann auch heißen: technisch möglich, aber jemand muss sie erst bauen. Fragen Sie deshalb nicht, ob eine Verbindung möglich wäre, sondern ob genau diese Verbindung zu Ihrem Programm bereits läuft.

Bestand: nur so gut wie die Pflege

Bestandsführung in der Kasse klingt gut und scheitert oft an der Praxis. Die Frage ist nicht, ob ein System Bestände führen kann, sondern wie viel Arbeit die Pflege macht. Probieren Sie aus:

• Einen neuen Artikel anlegen und dabei auf die Uhr sehen
• Varianten abbilden: Größe, Farbe, Gebinde, Portion
• Rezepturen hinterlegen, wenn aus Zutaten ein Gericht entsteht
• Eine Inventur starten und prüfen, ob sie mit dem Handy geht
• Preise für viele Artikel auf einmal ändern statt einzeln

Dahinter steht die Frage: Wer im Betrieb pflegt das? Wenn die Antwort „ich, abends nach Feierabend" lautet, wählen Sie das System, bei dem diese Abende kurz ausfallen.

Export für die Buchhaltung

Hier lohnt ein Telefonat, bevor Sie sich entscheiden. Fragen Sie Ihren Steuerberater, in welcher Form er die Kassendaten haben möchte und mit welchen Systemen sein Büro bereits arbeitet. Das schließt oft einen Teil der Kandidaten aus.

Prüfen Sie ebenso, ob Sie selbst jederzeit an Ihre Daten kommen: vollständig, in lesbarem Format, ohne den Anbieter darum bitten zu müssen. Was der Gesetzgeber an Aufzeichnung und Sicherung verlangt, klären Sie ebenfalls dort. Das kann der Vertrieb eines Anbieters für Ihren Betrieb nicht verbindlich beantworten.

Support: wer geht am Samstag ans Telefon

Ein Kassensystem fällt nicht zu Bürozeiten aus. Es fällt aus, wenn viel los ist. Prüfen Sie deshalb nicht, ob es Support gibt, sondern wann und wie:

• Wann ist der Support erreichbar, auch samstags und abends?
• Telefon und Chat, oder nur ein Formular mit Ticketnummer?
• Antwortet jemand, der Ihre Branche kennt?
• Gibt es jemanden vor Ort, der im Ernstfall Hardware tauscht?

Ein Test: Rufen Sie den Support an, bevor Sie Kunde sind, und stellen Sie eine echte Frage. Wie lange es dauert und wer antwortet, sagt mehr als jede Zusage im Angebot.

Ausfallsicherheit: wenn das Internet weg ist

Viele Kassensysteme arbeiten über das Netz. Die entscheidende Frage lautet: Was passiert, wenn die Leitung ausfällt? Manche Systeme kassieren offline weiter und gleichen später ab, andere zeigen einen Ladebalken. Lassen Sie sich das nicht beschreiben, sondern zeigen. Ziehen Sie in der Testphase den Stecker des Routers und kassieren Sie weiter.

Dazu gehört die Hardware. Was tun Sie, wenn der Bondrucker ausfällt oder das Tablet herunterfällt? Gibt es ein Ersatzgerät, und wie schnell ist es da? Ein Betrieb mit nur einer Kasse braucht diese Antwort vor dem Ernstfall.

Vertrag, Bindung und der Weg wieder hinaus

Zwei Fragen entscheiden hier, und keine betrifft die Höhe der Kosten. Erstens die Bindung: Wie lange laufen Vertrag und Kündigungsfrist, und was geschieht, wenn Sie nach einem halben Jahr merken, dass es nicht passt? Eine lange Bindung ist kein Ausschlusskriterium. Sie vergrößert nur die Folgen eines Fehlgriffs.

Zweitens der Ausstieg: Gehört Ihnen die Hardware oder ist sie gemietet? Bekommen Sie beim Wechsel Artikelstammdaten, Kundendaten und Umsatzhistorie mit, und in welchem Format? Klären Sie das vor der Unterschrift. Danach haben Sie keine Verhandlungsposition mehr.

Typische Fehler bei der Auswahl

• Nach Funktionsumfang entscheiden statt nach dem eigenen Ablauf
• Nur selbst testen. Der Inhaber ist motiviert, das Personal muss damit arbeiten
• Die Vorführung dem Anbieter überlassen. Gezeigt wird, was gut aussieht
• Mit Beispielartikeln testen statt mit dem eigenen Sortiment
• Den Steuerberater erst nach der Entscheidung fragen
• Ausfall und Support ungeprüft lassen, weil im Ruhezustand alles läuft

Der häufigste Fehler steht nicht in der Liste, weil er keine einzelne Entscheidung ist: unter Zeitdruck auswählen. Wer die alte Kasse erst ersetzt, wenn sie stehenbleibt, nimmt das, was schnell verfügbar ist.

So gehen Sie den Vergleich praktisch an

• Abläufe aufschreiben, inklusive der Fehlerfälle
• Pflicht von Wunsch trennen. Erfahrungsgemäß bleiben wenige echte Pflichten übrig
• Zwei bis drei Systeme in die engere Wahl nehmen, nicht zehn
• Testen mit echten Artikeln, echten Mitarbeitern, echtem Zahlungsterminal
• Vertragsende und Datenexport klären, bevor der Vertrag beginnt

Das passende Kassensystem ist selten das mit den meisten Funktionen. Es ist das, an dem am Samstagvormittag niemand hängen bleibt und das abends die Zahlen liefert, die Sie und Ihr Steuerberater brauchen. Beides lässt sich in einer Testphase prüfen, in einer Funktionsliste nicht.