CRM: die häufigsten Fragen vor der Einführung

Sobald mehr als eine Person Kundenkontakte bearbeitet oder Anfragen aus mehreren Kanälen zusammenlaufen. Die typischen Auslöser sind verlorene Nachfassungen, doppelte Ansprache desselben Kunden und die Unfähigkeit zu sagen, wie viele offene Angebote existieren. Bei einer Person mit überschaubarem Kundenstamm genügt oft eine disziplinierte Liste. Das Alarmsignal ist die Frage, wo der Stand eines Vorgangs steht. Bedarf klären: Kontakt & Projektanfrage.

Ja, solange eine Person pflegt und der Bestand klein bleibt. Eine Tabelle scheitert an drei Punkten: gleichzeitiges Bearbeiten, Historie von Gesprächen und automatische Erinnerungen. Sobald einer dieser Punkte gebraucht wird, kostet die Tabelle mehr Zeit als das System. Der Übergang gelingt leichter, wenn die Tabelle schon sauber strukturiert war. Zur Migration beraten wir: CRM Aufbau.

In vier Schritten: Bestand sichten, bereinigen, Felder zuordnen, Testimport mit einer Teilmenge und erst danach vollständige Übernahme. Der Aufwand liegt fast vollständig in der Bereinigung, nicht im Import. Übernommen werden sollte nur, was künftig gebraucht wird: Ein alter Bestand mit Karteileichen und Dubletten wird durch den Umzug nicht besser. Ein Rückweg auf den Altbestand bleibt bis zur Abnahme offen. Vorgehen: CRM Aufbau.

Ihnen. Sie sind datenschutzrechtlich verantwortlich und bleiben Eigentümer des Bestands, auch wenn wir das System einrichten und betreuen. Wichtig ist, dass Sie jederzeit einen vollständigen Export in einem gängigen Format ziehen können und dass Ihr Unternehmen Inhaber der Konten ist, nicht die Agentur. Das gehört vor der Systemwahl geprüft, weil Exportmöglichkeiten sich unterscheiden. Zum Rahmen: Themenfamilie Hypex Media unter FAQ Hub.

Einer, dessen Übergang an ein beobachtbares Ereignis gebunden ist, nicht an ein Gefühl. Brauchbar sind Stufen wie Anfrage eingegangen, Erstkontakt erfolgt, Termin vereinbart, Angebot versendet, Entscheidung offen, gewonnen oder verloren. Unbrauchbar sind Stufen wie interessiert oder warm, weil sie jeder anders auslegt. Fünf bis sieben klare Stufen genügen. Zur Prozessdefinition: CRM Aufbau.

Durch ein eindeutiges Erkennungsmerkmal, meist E-Mail-Adresse oder Kundennummer, und eine Dublettenprüfung beim Anlegen. Zusätzlich hilft, dass Kontakte möglichst automatisch aus Formularen entstehen statt per Hand. Die häufigste Dublettenquelle ist der manuelle Eintrag mit abweichender Schreibweise. Eine regelmäßige Prüfung bleibt trotzdem nötig, weil Kunden unterschiedliche Adressen verwenden. Wie Formulare angebunden werden: Social Media Automatisierung.

Ja, mit jedem Anbieter, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, einschließlich Hosting und angebundener Werkzeuge. Zusätzlich gehören Speicherort, Löschfristen und Zugriffsrechte geklärt und dokumentiert. Die Anbieter stellen Musterverträge bereit, die Prüfung und Unterzeichnung liegt bei Ihnen. Eine rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls leisten wir nicht. Technische Umsetzung und Dokumentation: CRM Aufbau.

Alles mit einer offenen Schnittstelle: Website-Formulare, Telefonanlage, E-Mail, Kalender, Buchhaltung, Messaging und Werbekonten. Die Machbarkeit hängt am Anbieter und am gebuchten Tarif, weil Schnittstellen häufig erst in höheren Paketen enthalten sind. Ältere Branchensoftware ohne Schnittstelle bleibt ein Bruch, der sich nur über Exportdateien überbrücken lässt. Das wird vor der Systemwahl geprüft: CRM Aufbau.

Weil das System vor dem Prozess ausgewählt wird und niemand die Pflege verantwortet. Typisch sind zu viele Pflichtfelder, keine Schulung, keine Anbindung an die Kanäle, über die Anfragen wirklich kommen, und eine Führung, die weiter per E-Mail arbeitet. Dann existiert das CRM parallel zur Realität. Die Gegenmittel sind wenige Felder, eine benannte verantwortliche Person und automatische Erfassung. Vorgehen: CRM Aufbau.

Die Laufzeit bestimmen drei Faktoren: Zustand des Datenbestands, Zahl der anzubindenden Systeme und die Geschwindigkeit, mit der Ihr Team Entscheidungen zu Prozessen trifft. Die technische Einrichtung ist der kürzeste Teil. Länger dauern Bereinigung und Schulung, weil beide von Ihren Leuten getragen werden. Ein Starttermin ist nach der Prozessaufnahme planbar, vorher nicht. Aufnahme vereinbaren: Kontakt & Projektanfrage.