Facebook Automatisierung
Anfragen aus Postfach, Kommentaren und Lead-Anzeigen laufen an einer Stelle zusammen — für Unternehmen, deren Facebook-Seite von mehreren Personen bedient wird.
Prozesse · Werkzeuge · Betrieb
Systeme und Automatisierung: erst Prozess, dann Technik
Wiederkehrende Abläufe werden beschrieben, entrümpelt und erst dann automatisiert — mit benannter Verantwortung für den Fall, dass etwas nicht läuft.
Kurz beantwortet
Systeme und Automatisierung heißt, wiederkehrende Abläufe zuerst aufzunehmen und zu vereinfachen und erst danach technisch zu verbinden. Automatisierung verstärkt den vorhandenen Prozess, auch einen schlechten. Zum Ergebnis gehören immer Fehlerbehandlung, Benachrichtigung bei Ausfall, Dokumentation und eine benannte zuständige Person im Haus. Selten auftretende Sonderfälle bleiben bewusst in der Hand von Menschen.
Enthalten
- Aufnahme des tatsächlichen Ablaufs mit den Ausführenden
- Vereinfachung und Standardisierung vor jeder Technik
- Schrittweiser Aufbau mit Beobachtung je Schritt
- Fehlerbehandlung, Wiederholversuche und Benachrichtigung
- Übersicht aller Verbindungen, Werkzeuge und Zuständigkeiten
- Einweisung der Personen, die den Ablauf künftig verantworten
Häufige Anwendungsfälle
- Anfrage bis Angebot ohne manuelle Doppelerfassung
- Termin- und Auftragsbestätigungen
- Übergabe zwischen Vertrieb, Projekt und Buchhaltung
- Wiederkehrende Auswertungen und Erinnerungen
- Einarbeitung neuer Kunden mit festen Schritten
Was Sie bereitstellen
- Zugang zu den betroffenen Systemen
- Zeit der Menschen, die den Ablauf heute ausführen
- Entscheidungen über Ausnahmen und Freigaben
- Eine Person, die den Ablauf nach der Übergabe verantwortet
Automatisierung verstärkt, was schon da ist
Ein unklarer Ablauf wird durch Automatisierung nicht klarer, sondern schneller und schwerer zu korrigieren. Wenn heute niemand weiß, wer eine Freigabe erteilt, erzeugt das automatisierte Verfahren dieselbe Unklarheit — nur in einem System, das niemand hinterfragt.
Der zweite Punkt ist die Ausnahme. Jeder Betrieb hat Sonderfälle: der Stammkunde mit eigenen Konditionen, der Eilauftrag, die Rückabwicklung. Automatisierungen, die Ausnahmen nicht vorsehen, erzeugen Umgehungswege — und die laufen dann wieder per E-Mail und Zuruf.
Der dritte ist die Verantwortung. Ein Ablauf, den niemand besitzt, veraltet. Preise ändern sich, Zuständige wechseln, ein Werkzeug stellt eine Funktion ein. Ohne benannte Person merkt es das Unternehmen am Kunden.
Unser Vorgehen
Zuerst kartieren wir den Ablauf so, wie er tatsächlich stattfindet, nicht wie er im Organigramm steht. Das geschieht mit den Menschen, die ihn ausführen, und fördert regelmäßig Doppelarbeit zutage, die seit Jahren niemandem aufgefallen ist.
Dann wird entrümpelt und standardisiert: überflüssige Schritte entfallen, Felder und Bezeichnungen werden vereinheitlicht, Entscheidungsregeln werden ausgesprochen. Häufig entsteht der größte Zeitgewinn schon hier, ganz ohne Technik.
Erst danach wird automatisiert, und zwar schrittweise. Ein Schritt geht in Betrieb, wird beobachtet, dann folgt der nächste. Eine Umstellung des gesamten Ablaufs an einem Stichtag erzeugt Fehler, die sich nicht mehr zuordnen lassen.
Betrieb ist Teil der Lieferung
Jede Automatisierung bekommt einen Fehlerweg: Was passiert, wenn eine Verbindung ausfällt, wer wird benachrichtigt, wie wird nachgeholt? Ohne das ist der stille Ausfall die wahrscheinlichste und teuerste Störung.
Dazu gehört eine Übersicht, welche Verbindung wohin läuft, welches Werkzeug sie ausführt, wer sie verantwortet und welches Abonnement daran hängt. Gewachsene Automatisierungslandschaften ohne diese Übersicht sind der Grund, warum nach einem Personalwechsel niemand mehr etwas anfasst.
Und es braucht einen Rückweg. Jeder automatisierte Schritt muss sich abschalten lassen, ohne dass der Betrieb stillsteht. Wer das erst im Störfall herausfindet, hat den Störfall verdoppelt.
Wovon wir abraten
Von Abläufen, die selten vorkommen oder fast immer Ausnahme sind: Der Aufwand für Bau und Pflege übersteigt den Nutzen, und die Automatisierung wird ohnehin umgangen. Hier ist eine schriftliche Prüfliste die ehrlichere Antwort.
Ebenso von Prozessen, die gerade umgebaut werden. Erst wenn feststeht, wie künftig gearbeitet wird, lohnt der technische Aufbau — sonst automatisiert man einen Zustand, den es in wenigen Monaten nicht mehr gibt.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Systeme & Automatisierung
Womit sollen wir anfangen?
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Mit dem Ablauf, der häufig vorkommt, klar geregelt ist und heute Doppelerfassung erzeugt. Das ist meist die Strecke von der Anfrage zum Angebot. Der Nutzen ist schnell sichtbar, und das Team gewinnt Vertrauen in das Vorgehen, bevor Komplizierteres folgt.
Was kostet Automatisierung?
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Zwei Teile: unser Aufwand für Aufnahme, Aufbau und Einweisung, und laufende Abonnements der eingesetzten Werkzeuge, die die Anbieter festlegen. Wir bevorzugen Werkzeuge, die Sie ohnehin haben, weil jede zusätzliche Software eine dauerhafte Kostenstelle und eine weitere Abhängigkeit ist.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
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Dann greift der vorher festgelegte Weg: Benachrichtigung an eine benannte Person, Protokoll des fehlgeschlagenen Vorgangs und eine manuelle Möglichkeit, den Fall abzuschließen. Wir bauen keinen Ablauf ohne diese Rückfallebene — Stillstand ohne Warnung ist der teuerste Fehlerfall.
Machen wir uns damit von Ihnen abhängig?
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Das ist die richtige Frage. Wir dokumentieren jede Verbindung, arbeiten in Ihren Konten und weisen Ihre Leute ein. Bei jedem Vorhaben sagen wir, welcher Teil im Haus gepflegt werden kann und welcher Fachwissen braucht — damit Sie entscheiden, wie viel Sie auslagern.
Verlieren Mitarbeiter dadurch ihre Aufgaben?
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In der Praxis verschiebt sich die Arbeit: weniger Abtippen und Suchen, mehr Bearbeitung der Fälle, die Entscheidung brauchen. Wer Automatisierung als Personalabbauprogramm plant, sollte einkalkulieren, dass Pflege, Kontrolle und Ausnahmen selbst Arbeitszeit binden.
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