Ein Kassensystem fürs Hotel bucht Bar, Restaurant und Wellness direkt auf das Zimmerkonto, sofern die Hotelsoftware eine Schnittstelle bietet, und splittet Rechnungen, etwa Übernachtung für die Firma und Bar für den Gast. Alle Verkaufsstellen laufen in einen gemeinsamen Tagesabschluss. Hypex Media prüft vorab, welche Felder die Schnittstelle überträgt, und richtet die Verbindung ein.
Hotellerie
Kassensystem Hotel: Rezeption, Restaurant und Bar
Kassensystem fürs Hotel: Umsätze aus Restaurant, Bar und Wellness direkt aufs Zimmerkonto, getrennte Steuersätze, TSE an jedem Terminal, ein Abschluss.
Ein Gast bestellt abends an der Bar und sagt: auf die Zimmerrechnung. Am nächsten Morgen sitzt er beim Frühstück, das in seiner Rate enthalten ist — der Kaffee für den Besuch am Nebentisch aber nicht. Beim Check-out um kurz nach neun soll daraus eine Rechnung werden, während drei weitere Gäste mit dem Koffer in der Lobby stehen. Läuft das über Notizzettel, fehlt beim Abreisen regelmäßig ein Posten.
Worauf es ankommt
Ausgangslage
Kassensystem Hotel im Alltag
Ein Kassensystem fürs Hotel ist deshalb kein Einzelgerät an der Theke, sondern Teil der Abrechnung rund ums Zimmer. Jede Verkaufsstelle — Restaurant, Bar, Wellness, Minibar, Tagung — bucht auf dasselbe Gastkonto in Ihrer Hotelsoftware. An der Rezeption liegt beim Check-out alles auf der Rechnung, getrennt nach Leistung und Steuersatz. Wir richten diese Verbindung ein und passen sie an Ihren Ablauf an.
Warum die Hotelkasse an der Hotelsoftware hängt
Der Unterschied zur reinen Gastronomie ist schnell benannt: Im Hotel entsteht der Umsatz an mehreren Stellen, die Rechnung aber an einer. Die Kasse muss den Bon deshalb an das Gastkonto in der Hotelsoftware übergeben — mit Zimmernummer, Gastname, Artikel und Steuersatz. Fehlt diese Schnittstelle, tippt die Rezeption jeden Betrag ein zweites Mal ab. Jeder Tippfehler landet später in der Buchhaltung.
Dazu kommt die Aufteilung der Leistungen. Übernachtung, Speisen und Getränke werden steuerlich unterschiedlich behandelt. Ein Arrangement mit Frühstück, eine Halbpension oder eine Tagungspauschale muss vor der Rechnung in ihre Bestandteile zerlegt werden. Das gehört in hinterlegte Artikel und Pakete, nicht in den Taschenrechner der Nachtschicht.
Und dann die Zahlungsarten. Der Firmenkunde will die Übernachtung auf Rechnung und zahlt die Bar privat. Die Reisegruppe hat einen Rechnungsempfänger, aber einzelne Getränkedeckel. Dazu Gutscheine, Anzahlungen und die virtuellen Kreditkarten der Buchungsportale. Jede dieser Varianten muss sich in wenigen Schritten abbilden lassen — sonst wird sie an der Kasse vorbei geregelt.
Frühstücksstoßzeit, Saisonpersonal, Wareneinsatz
Der Hoteltag hat zwei Wellen. Zwischen sieben und zehn frühstückt das ganze Haus, zwischen neun und elf will es abreisen. Beides trifft dieselben Leute. Boniert wird deshalb dort, wo der Gast sitzt: mobil am Tisch, auf der Terrasse, im Gewölbekeller. Und wenn das Netz im Anbau wegbricht, muss das Gerät weiter aufnehmen und die Bons danach nachtragen, statt den Service anzuhalten.
Beim Personal kommt die Fluktuation dazu. Eine Aushilfe soll die Kasse in ihrer ersten Schicht bedienen können, ohne Schulungstag. Gleichzeitig gehören die Rechte getrennt: Wer darf stornieren, wer Rabatte geben, wer auf ein Zimmer buchen, das noch nicht angereist ist. Stornos und Rabatte werden protokolliert. Das schützt Ihre Leute genauso wie den Betrieb.
Am Ende zählt der Wareneinsatz, und der ist je Stelle verschieden. Küche, Bar und Frühstücksbuffet haben unterschiedliche Spannen, die Minibar schwindet still, wenn niemand sie zählt. Mit Artikelstamm, Rezepturen und Inventur zeigt die Kasse, welche Verkaufsstelle trägt und welche nur Arbeit macht. Der Tagesabschluss läuft über alle Stellen zusammen und geht als Export an die Buchhaltung.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Kassensystem Hotel
Kann die Kasse Umsätze direkt auf die Zimmerrechnung buchen?
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Wenn Ihre Hotelsoftware eine Schnittstelle dafür anbietet, ja. Der Service wählt an der Kasse das Zimmer aus, der Posten liegt sofort auf dem Gastkonto und ist beim Check-out sichtbar. Wir prüfen vorab, welche Schnittstelle Ihr System mitbringt und welche Felder sie überträgt: Zimmer, Gastname, Artikel und Steuersatz.
Brauchen wir für Restaurant, Bar und Wellness getrennte Systeme?
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Meist nicht. Sinnvoll ist ein System mit mehreren Verkaufsstellen: eigene Artikel, eigene Preise und eine eigene Auswertung je Stelle, aber ein gemeinsamer Abschluss und eine gemeinsame Verbindung zur Hotelsoftware. Getrennte Insellösungen erzeugen genau die Übertragungsfehler, die Sie an der Rezeption vermeiden wollen.
Wie bilden wir das Frühstück ab, wenn es in der Rate enthalten ist?
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Über eine Inklusivbuchung. Die Kasse zeigt zum Zimmer an, ob Frühstück gebucht ist, und erfasst die Leistung ohne Zusatzbetrag. Externe Gäste, Kinderpreise und Zusatzbestellungen laufen normal über die Kasse. So bleibt nachvollziehbar, wie viele Frühstücke tatsächlich ausgegeben wurden — die Grundlage jeder Buffetkalkulation.
Gilt die TSE-Pflicht auch für die Kasse an der Rezeption?
+
Sobald an der Rezeption kassiert wird, ist sie ein Kassenplatz wie jeder andere. Die Kassensicherungsverordnung verlangt eine technische Sicherheitseinrichtung und eine Belegausgabe, dazu kommt die Meldung des Systems an das Finanzamt. Das betrifft jedes Terminal im Haus, auch das eine an der Bar, das nur abends läuft.
Wann können wir umstellen, ohne den Betrieb zu stören?
+
Am ruhigsten läuft eine Umstellung zwischen zwei Saisons oder zu Wochenbeginn bei geringer Belegung. Artikel- und Preisstamm werden vorab aus dem Altsystem übernommen, eine Verkaufsstelle startet zuerst, die übrigen folgen. Das Team übt an einem ruhigen Abend, nicht während der ersten Anreisewelle.
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