Ein Kassensystem für das Kosmetikstudio rechnet Behandlung, Kurguthaben und Gutschein in einem Kassiervorgang ab und trennt Kabinenverbrauch von Verkaufsware. Umsätze lassen sich je Kosmetikerin auswerten, auch bei freier Mitarbeit auf Rechnung. Für viele Studios reicht ein Tablet mit angebundener TSE; vor der Entscheidung sollte klar sein, ob bei einer Störung weiterkassiert werden kann.
Kosmetik und Fußpflege
Kassensystem Kosmetikstudio: Termine, Gutscheine, Ware
Was ein Kassensystem im Kosmetikstudio leisten muss: Termin und Abschluss in einem Vorgang, Gutscheine, Kurguthaben, Kabinenware, TSE.
Ein Kassensystem im Kosmetikstudio wird selten an einer Theke bedient. Die Behandlung endet zur vollen Stunde, die Kundin steht angezogen am Empfang, die nächste liegt bereits in der Kabine. In diesen zwei Minuten sind ein Gutschein anzurechnen, eine Kur abzubuchen, ein Beleg auszugeben und der Folgetermin einzutragen.
Worauf es ankommt
Ausgangslage
Kassensystem Kosmetikstudio im Alltag
Ein passendes System setzt deshalb am Terminkalender an. Die gebuchte Behandlung kommt mit Dauer und Preis in den Bon. Guthaben aus Kurpaketen und offene Gutscheine sind hinterlegt und werden beim Abschluss angerechnet. Der Beleg geht per QR-Code oder E-Mail raus, die technische Sicherheitseinrichtung signiert im Hintergrund.
Der Kassiervorgang im Behandlungsalltag
Im Kosmetikstudio gibt es meist keinen festen Kassenplatz. Kassiert wird am Empfang, in der Kabine oder im Flur dazwischen. Ein System auf Tablet oder Smartphone bildet das ab, ein verkabelter Kassentresen zwingt die Kundin zum Umweg.
Die Kasse sollte die gebuchte Leistung aus dem Terminkalender übernehmen. Wer eine Wimpernneuanlage und das Auffüllen als getrennte Positionen mit eigener Dauer führt, tippt beim Abschluss nichts nach und sieht später, welche Behandlung wie viel Kabinenzeit gebunden hat.
Die Zahlungsarten treffen häufig in einem einzigen Vorgang zusammen. Bar, Karte, ein geschenkter Gutschein, Restguthaben aus einer Kur und Trinkgeld gehören zu einem Abschluss. Trinkgeld für Angestellte ist kein Studioumsatz und braucht in der Kasse eine eigene Position.
Bei langen Terminen ist eine Anzahlung üblich. Permanent Make-up oder eine Wimpernneuanlage binden zwei bis drei Stunden Kabinenzeit, die bei einem Ausfall verloren ist. Die Kasse erfasst die Anzahlung, verrechnet sie beim Termin und weist ein vereinbartes Ausfallhonorar getrennt vom Behandlungsumsatz aus.
Wer elektronisch kassiert, gibt für jeden Verkauf einen Beleg aus. In der Kabine ist ein Bondrucker unpraktisch, deshalb ist der digitale Beleg per QR-Code oder E-Mail der praktikablere Weg. Ein Papierbon sollte trotzdem möglich bleiben, weil ein Teil der Kundschaft ihn erwartet.
Die Spitzen entstehen zur vollen Stunde. Mehrere Behandlungen enden gleichzeitig, dadurch stehen zwei oder drei Kundinnen zusammen am Empfang, während die nächste schon in der Kabine wartet. Im Dezember kommt der Gutscheinverkauf dazu, im Frühjahr die Hochzeits- und Urlaubssaison.
Ware, Personal und die Zahlen dahinter
Kosmetikprodukte haben im Studio zwei Rollen. Dieselbe Pflegelinie liegt als Kabinengebinde im Behandlungsraum und als kleinere Verkaufsgröße im Regal. Trennt die Kasse den Kabinenverbrauch nicht vom Verkauf, stimmt der Bestand nach wenigen Wochen nicht mehr.
Der Produktverkauf ist neben der Behandlung der zweite Umsatzträger, denn Kabinenstunden lassen sich nicht vermehren. Eine Warenwirtschaft mit Mindestbestand und Haltbarkeitsdatum zeigt, welche Produkte nach der Behandlung mitgehen und welche seit Monaten im Regal stehen.
Verkaufte Gutscheine und Kurpakete sind Geld, das Sie bereits erhalten haben und als Behandlung noch schulden. Das System führt jeden Restbetrag einzeln, auch über Jahre, und unterscheidet beim Einlösen den erbrachten Behandlungswert vom reinen Guthabenabbau. Ein Überblick über alle offenen Gutscheine gehört in die Auswertung.
Die Personalstruktur ist selten einheitlich. Angestellte Kosmetikerinnen, Aushilfen für den Samstag und selbstständige Kolleginnen mit eigener Kabine arbeiten im selben Studio. Jede Buchung braucht deshalb eine Zuordnung zur behandelnden Person.
Bei selbstständigen Kolleginnen ist diese Zuordnung mehr als eine Auswertung. Deren Umsätze sind keine Studioumsätze. Sie laufen über eigene Rechnungen oder über eine Kabinenmiete und dürfen im Tagesabschluss des Studios nicht mitlaufen.
Nicht jede Leistung im Studio wird steuerlich gleich behandelt. Wer neben der Kosmetik medizinische Fußpflege oder Leistungen aus dem Heilberufsbereich anbietet, erfasst unterschiedlich zu behandelnde Umsätze in derselben Kasse. Die Einordnung klärt Ihr Steuerberater, die Kasse muss die Trennung technisch abbilden können.
Aus den Kassendaten lassen sich die Fragen beantworten, die den Studioalltag steuern. Welche Behandlung bringt welchen Umsatz je Kabinenstunde, wie oft folgt auf einen Termin ein zweiter, wie hoch ist der Produktanteil am Tagesumsatz. Für die Buchhaltung kommt ein vollständiger Datenexport dazu, den Ihr Steuerberater einlesen kann.
Die Kasse steht selten allein im Studio. Online-Terminbuchung, Kundendatei, Warenwirtschaft und Buchhaltung sollten auf denselben Daten arbeiten. Anamnesebögen und Hautbilder sind dabei besonders schützenswert und gehören nicht in dieselbe offene Ablage wie Umsatzlisten.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Kassensystem Kosmetikstudio
Brauche ich in einem kleinen Kosmetikstudio überhaupt ein elektronisches Kassensystem?
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Manche Einzelstudios führen ihre Kasse weiterhin offen, also ohne elektronisches System, mit Kassenbuch und täglichem Zählprotokoll. Sobald Sie elektronisch kassieren, gelten die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung, darunter die technische Sicherheitseinrichtung und der Datenexport. Welche Form für Ihren Betrieb die richtige ist, ordnet Ihr Steuerberater ein.
Reicht ein Tablet in der Kabine oder brauche ich feste Kassenhardware?
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Für die meisten Studios reicht ein Tablet aus, solange die TSE angebunden ist. Geräte ohne Steckplatz nutzen dafür eine Cloud-Lösung, die eine stabile Internetverbindung voraussetzt. Klären Sie vor der Entscheidung, wie sich das System bei einer Störung verhält und ob Sie vorübergehend ohne Verbindung weiterkassieren können.
Wie muss die Kasse Gutscheine behandeln?
+
Umsatzsteuerlich wird unterschieden, ob bei der Ausgabe schon feststeht, welche Leistung später eingelöst wird. Ein Gutschein über eine bestimmte Behandlung wird anders eingeordnet als einer über einen Geldbetrag. Die Kasse muss beide Arten getrennt erfassen und jeden Restbetrag über Jahre führen. Die Einordnung Ihrer Gutscheine klärt Ihr Steuerberater.
Wie rechne ich mit selbstständigen Kosmetikerinnen ab, die bei mir eine Kabine nutzen?
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Jede Buchung wird an der Kasse der behandelnden Person zugeordnet. Daraus entsteht eine getrennte Auswertung je Kosmetikerin, die als Grundlage für Rechnung, Kabinenmiete oder Provision dient. Wichtig ist, dass fremde Umsätze nicht im Tagesabschluss des Studios auftauchen, wenn sie steuerlich nicht dorthin gehören.
Was passiert beim Wechsel mit Kundendaten und offenen Gutscheinen?
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Offene Gutscheine, Kurguthaben und Behandlungshistorien sollten vor dem Wechsel vollständig exportiert und im neuen System als Anfangsbestand angelegt werden. Klären Sie vorab, in welchem Format der bisherige Anbieter die Daten herausgibt. Die alten Kassendaten müssen zudem über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben, auch nach Vertragsende.
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