Kassen­system für Lieferservice und Abholung

Eine Kasse für den Lieferbetrieb muss deshalb an anderer Stelle ansetzen als eine Ladenkasse. Sie führt alle Bestellwege in einer Oberfläche zusammen, kennt Lieferzonen und Vorbestellzeiten, trennt Bargeld beim Fahrer von vorausbezahlten Portalbestellungen und hält die Aufzeichnung sauber. Wir richten sie an Ihrem Ablauf aus, nicht umgekehrt.

Bestellungen kommen über die eigene Bestellseite, über Portale wie Lieferando oder Wolt, per Telefon und über den Tresen. Jeder Kanal bringt sein eigenes Gerät mit, und in der Stoßzeit tippt jemand die Portalbestellungen in die Kasse ab. Ob sich ein Portal direkt anbinden lässt, hängt vom Portal und vom Kassenanbieter ab. Diese Frage gehört vor die Entscheidung, nicht dahinter.

Am Telefon zählt jede Sekunde. Eine Rufnummernerkennung legt die Adresse eines Stammkunden auf den Bildschirm, bevor jemand abhebt, samt Notiz wie „Klingel defekt, bitte anrufen“. Das Liefergebiet gehört straßengenau hinterlegt, mit eigenem Mindestbestellwert und eigener Liefergebühr je Zone. Eine falsche Hausnummer kostet den Fahrer eine Viertelstunde, die er abends nicht übrig hat.

In der Küche entscheidet die Bonierung. Halb und halb, Extras mit Aufpreis, Menüs mit Beilage und Soße müssen in wenigen Klicks erfasst sein, und der Bon muss auf der richtigen Station landen: Pizzaofen, Fritteuse, kalte Küche. Eine Vorbestellung für 19:30 Uhr darf nicht sofort auflaufen, sondern erst, wenn die Küche sie braucht. Sonst steht das Essen fertig da, während der Fahrer noch unterwegs ist.

Was ausverkauft ist, muss sofort auf allen Kanälen verschwinden — auf der eigenen Bestellseite ebenso wie auf den Portalen. Sonst nehmen Sie eine Bestellung an, die Sie nicht liefern können. Der Anruf beim Kunden, die Gutschrift und die schlechte Bewertung kosten am Ende mehr als der Artikel eingebracht hätte.

Bar an der Haustür, Karte auf dem mobilen Terminal des Fahrers, vorausbezahlt über Portal oder eigenen Shop, dazu die Sammelbestellung der Firma nebenan auf Rechnung. Am Schichtende muss das zusammenpassen. Vorausbezahlte Portalbestellungen dürfen dabei nicht als Bareinnahme geführt werden — das ist der stille Klassiker in Lieferbetrieben und fällt oft erst beim Jahresabschluss auf.

Deshalb bekommt jeder Fahrer ein eigenes Konto in der Kasse: welche Touren er übernommen hat, welcher Betrag bar zu kassieren war, wie viel Wechselgeld er beim Start bekommen hat. Am Ende der Schicht steht ein Sollbetrag gegen das abgegebene Bargeld. Weicht etwas ab, zeigt die Kasse die einzelne Bestellung, statt die Differenz über den Tag zu verteilen.

Der Umsatz in der Kasse und die Gutschrift des Portals sind nie derselbe Betrag. Provision, Auszahlungsrhythmus und Stornos liegen dazwischen. Der Umsatz gehört deshalb je Bestellweg getrennt auswertbar: Nach Provision und Verpackung bleibt von einer Portalbestellung etwas anderes übrig als von derselben Bestellung über die eigene Seite. Zusammen mit dem Wareneinsatz je Gericht zeigt das, welcher Kanal den Betrieb wirklich trägt.

Steuerlich muss die Kasse den Satz aus dem Auftragstyp ableiten — Lieferung, Abholung, Verzehr vor Ort — und nicht allein aus dem Artikel. Dieselbe Pizza wird je nach Bestellweg unterschiedlich behandelt, Speisen und Getränke ohnehin. Was für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihre Steuerberatung. Die Kasse muss es abbilden, ohne dass in der Stoßzeit jemand daran denken muss.

Dazu kommt die Aufzeichnung. Jeder Vorgang wird von der technischen Sicherheitseinrichtung signiert, auch Stornos und Retouren, und zu jedem Vorgang muss ein Beleg bereitstehen. Bei einer Kassennachschau gehören die Daten im Format DSFinV-K bereitgestellt, dazu die Verfahrensdokumentation. Das ist beherrschbar, aber es ist eine Anforderung an das System und nicht an Ihr Gedächtnis.