Hypex Media richtet Kassensysteme für die Gastronomie so ein, dass Tischplan, Gänge und getrennte Rechnungen nach Personen oder Positionen im Service ohne Umwege laufen und Bons getrennt an Küche, Theke und Schank gehen. Die Kasse sollte weiterarbeiten, wenn das WLAN abreißt, und die Tagesdaten im Format DSFinV-K an das Steuerbüro übergeben.
Kassensystem · Gastronomie
Kassensystem Gastronomie
Kassensystem für die Gastronomie: Tischverwaltung, getrennte Rechnungen, Bons an Küche und Theke, TSE-Pflicht und Anbindung an die Buchhaltung.
Freitag, halb neun, jeder Tisch belegt. Am Sechser zahlt einer mit Karte, zwei zahlen bar, einer ist schon gegangen und hat vorher abgerechnet. Gleichzeitig kommt der Bon vom Nebentisch nicht in der Küche an. Eine Kasse, die im Einzelhandel sauber läuft, bricht in genau diesem Moment auseinander.
Worauf es ankommt
Ausgangslage
Kassensystem Gastronomie im Alltag
Gastronomie braucht deshalb keine Kasse mit mehr Funktionen, sondern eine, die den Serviceablauf abbildet: Tisch statt Warenkorb, viele offene Rechnungen nebeneinander, Bons an der richtigen Druckstelle, Bedienung ohne lange Einarbeitung. Wir richten das System entlang Ihres Betriebs ein und verbinden es mit dem, was danach kommt: Buchhaltung, Warenwirtschaft, Website.
Was der Service von einer Kasse verlangt
Der Unterschied beginnt beim Grundprinzip. Im Handel wird ein Warenkorb gefüllt und sofort bezahlt. In der Gastronomie laufen zwanzig Rechnungen gleichzeitig, stundenlang offen. Gäste setzen sich um, Tische werden zusammengelegt, es kommt jemand dazu, jemand geht früher. Die Kasse muss das im laufenden Betrieb mitmachen, ohne dass jemand storniert und neu tippt.
Dazu gehört das Teilen der Rechnung, und zwar in beiden Varianten: nach Personen und nach einzelnen Positionen. Wenn vier Leute zusammen essen und drei davon getrennt zahlen wollen, darf das keine Rechenaufgabe am Tresen werden. Trinkgeld auf Kartenzahlung, Gutscheine, Anzahlungen für größere Gesellschaften und eine Rechnung auf Firmenadresse gehören in denselben Vorgang.
Der zweite Punkt ist die Bonverteilung. Eine Bestellung ist selten ein Ausdruck: Speisen gehen in die Küche, Getränke an die Schank, Desserts vielleicht an eine dritte Station. Bei mehreren Gängen muss der Hauptgang abrufbar bleiben, statt sofort mitzudrucken. Ohne diese Steuerung übernimmt das Servicepersonal die Koordination im Kopf, und genau das geht abends zwischen halb acht und neun schief.
Personal ist der dritte Faktor. Aushilfen wechseln, Schichten sind unterschiedlich besetzt, eingearbeitet wird nebenbei. Eine Oberfläche, die man erklären muss, kostet jeden Abend Zeit. Gleichzeitig brauchen Sie Rechte je Rolle: Wer darf stornieren, wer Rabatt geben, wer den Tagesabschluss fahren. Die Kellnerabrechnung pro Schicht gehört dazu, sonst lässt sich eine Kassendifferenz später niemandem mehr zuordnen.
Und die Kasse muss die Spitzenzeit aushalten. Aufnahme am Tisch per Handgerät, damit die Bestellung sofort in der Küche liegt statt nach dem Weg zur Station. Betrieb auch dann, wenn die Verbindung im Keller, im Biergarten oder im Festzelt wegbricht. Geräte, die Fettdampf, Spritzwasser und ein umgekipptes Glas überstehen. Das sind keine Extras, sondern der Normalfall.
Was nach dem Tagesabschluss zählt
Nach dem letzten Gast beginnt der zweite Teil. Die Kassensicherungsverordnung verlangt eine technische Sicherheitseinrichtung und eine unveränderbare Aufzeichnung jedes Vorgangs, dazu die Ausgabe eines Belegs. Praktisch heißt das: Bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung müssen sich die Daten vollständig und in der geforderten Form exportieren lassen. Wer das erst im Prüfungstermin herausfindet, hat ein Problem, das kein Nachtrag mehr löst.
Gastronomiespezifisch ist außerdem die Trennung nach Verkaufsweg. Ob ein Gericht am Tisch verzehrt oder mitgenommen wird, ist steuerlich und betriebswirtschaftlich ein Unterschied. Die Kasse muss das pro Artikel und pro Vorgang sauber auseinanderhalten, sonst korrigiert das Steuerbüro am Monatsende von Hand, was an der Theke in zwei Sekunden entschieden wurde.
Der Weg zur Buchhaltung sollte deshalb eine Schnittstelle sein und kein Ordner. Wenn die Tagesabschlüsse strukturiert beim Steuerberater ankommen, entfallen Nacherfassung und Rückfragen. Das ist der Punkt, an dem ein Kassensystem entweder Arbeit erzeugt oder Arbeit wegnimmt.
Deutlich unterschätzt wird die Warenwirtschaft. Wenn hinter jedem Gericht eine Rezeptur liegt, bucht jeder verkaufte Teller den Wareneinsatz mit ab. Damit sehen Sie, welches Gericht auf der Karte tatsächlich trägt und welches nur gut aussieht. Der Schankverlust wird sichtbar, die Inventur wird zur Kontrolle statt zur Schätzung, und Bestellungen beim Lieferanten beruhen auf Verbrauch statt auf Gefühl.
Dazu kommen die Kanäle neben der Kasse. Lieferplattformen, Onlinebestellung für Abholung, Reservierungen über die Website oder ein Reservierungsportal: Jeder dieser Wege endet sonst auf einem eigenen Tablet neben der Kasse, das jemand von Hand abtippt. Angebunden laufen die Bestellungen direkt in dieselbe Bonstrecke und in dieselbe Auswertung. Genau an dieser Stelle setzen wir an, weil die Kasse dann kein einzelnes Gerät mehr ist, sondern die Datenquelle für den ganzen Betrieb.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Kassensystem Gastronomie
Können Gäste an einem Tisch getrennt zahlen?
+
Ja, und das sollte in beiden Varianten funktionieren: nach Personen und nach einzelnen Positionen. Eine gemeinsame Vorspeise lässt sich auf mehrere Rechnungen aufteilen, Teilzahlungen bleiben möglich, während der Tisch weiterläuft. Trinkgeld auf Kartenzahlung wird im selben Vorgang erfasst und dem Kellner zugeordnet.
Was passiert, wenn im Betrieb das Internet ausfällt?
+
Darauf sollten Sie vor dem Kauf achten. Kassen, die jede Buchung online schreiben, stehen still, sobald die Verbindung wegbricht. Sinnvoll ist ein System, das lokal weiterarbeitet, Bons weiterhin druckt und die Daten nachträglich abgleicht. Für Biergarten, Keller und Außenveranstaltungen ist das kein Sonderfall, sondern Alltag.
Wie trennt die Kasse Verzehr im Haus und außer Haus?
+
Über den Verkaufsweg, der beim Buchen mitläuft. Derselbe Artikel wird je nach Vorgang anders verbucht, deshalb muss die Umschaltung am Bedienschritt sitzen und nicht in einer Nachbearbeitung. Bei Abholung und Lieferung sollte die Zuordnung automatisch stimmen, damit am Monatsende nichts korrigiert werden muss.
Wie kommen die Kassendaten zum Steuerberater?
+
Als strukturierter Export statt als Stapel Bons. Die Umsätze eines Tages werden mit Steuersätzen, Zahlarten und Stornos übergeben, im Format DSFinV-K, das die Finanzverwaltung bei einer Prüfung erwartet. Wichtig ist, dass der Export vorher einmal gemeinsam mit dem Steuerbüro getestet wurde und nicht erst im Prüfungstermin.
Wir haben schon eine Kasse. Wie läuft die Umstellung?
+
Zuerst wird der Artikelstamm übernommen und die Karte mit Warengruppen, Rezepturen und Druckstellen neu aufgebaut. Die Umstellung selbst legen wir auf Ruhetage oder eine schwache Woche, nicht auf ein Wochenende. Die Aufzeichnungen der alten Kasse müssen für die Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben, das gehört zur Planung dazu.
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