Ein Restaurant braucht eine Kasse, die Tische umbucht, zusammenlegt und getrennt abrechnet, nach Personen wie nach Positionen, mit eigenem Beleg je Teilrechnung; Bons laufen getrennt an Theke, Küche und Dessertposten. Die Umstellung wird vorbereitet, während das alte System weiterläuft, und vorhandene Drucker, Kassenladen und Terminals lassen sich je nach Anschluss häufig weiter nutzen.
Gastronomie
Kassensystem Restaurant: Tisch, Bon und Abrechnung
Was ein Kassensystem im Restaurant leisten muss: Tischverwaltung, geteilte Rechnungen, Bons an Küche und Theke, TSE und Schnittstellen.
Freitagabend, kurz nach 22 Uhr. An Tisch 7 sitzen sechs Gäste. Vier wollen getrennt zahlen, zwei zusammen. Eine Vorspeise wurde storniert, eine Runde Bier lief auf Tisch 9. Die Bedienung steht an der Kasse und rechnet im Kopf, während an der Theke drei Gäste auf ihren Beleg warten. An diesem Punkt zeigt sich, ob die Kasse zum Betrieb passt.
Worauf es ankommt
Ausgangslage
Kassensystem Restaurant im Alltag
Ein Kassensystem für ein Restaurant bildet den Ablauf im Haus ab. Es hält fest, welcher Tisch offen ist, welcher Gang abgerufen wurde und was an die Küche und was an die Theke geht. Wir richten die Kasse an diesem Ablauf aus. Vor der Auswahl klären wir, wie in Ihrem Haus gearbeitet wird, welche Geräte vorhanden sind und welche Systeme angebunden werden müssen.
Was im Service an der Kasse passiert
Die Tischverwaltung ist der Kern jeder Gastronomiekasse. Ein Tisch bleibt offen, bis er bezahlt ist. Gäste wechseln den Platz, zwei Tische werden zusammengelegt, eine Runde wird auf den Nachbartisch umgebucht. Die Kasse muss diese Umbuchungen im laufenden Vorgang zulassen, ohne dass die Bestellung neu erfasst wird.
Eine Rechnung muss sich nach Positionen und nach Personen teilen lassen, auch in Kombination. Jede Teilrechnung erzeugt einen eigenen Beleg. Dazu kommt die Gangfolge: Vorspeise, Hauptgang und Dessert werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgerufen. Die Kasse hält die offenen Gänge fest und meldet der Küche, wann der nächste an der Reihe ist.
Bonierte Bestellungen laufen an den Ort, an dem sie gebraucht werden. Getränke gehen an den Thekendrucker, warme Speisen an den Küchendrucker oder auf einen Küchenmonitor, Desserts an den zuständigen Posten. Wer am Tisch mit einem Handgerät boniert, spart den Weg zur Station. Dafür muss das WLAN im ganzen Gastraum und im Außenbereich tragen.
Jede Bedienung arbeitet mit eigenem Zugang und rechnet am Ende der Schicht einzeln ab. Kassendifferenzen bleiben dadurch zuordenbar, Trinkgeld lässt sich sauber verteilen. In der Gastronomie wechselt Personal häufig. Deshalb zählt, wie schnell eine Aushilfe die Oberfläche ohne lange Schulung bedienen kann.
In Spitzenzeiten entscheidet die Zahl der Schritte bis zum Bon. Fällt die Internetverbindung aus, muss der Service weiterlaufen. Eine Kasse mit lokaler Datenhaltung boniert offline weiter und gleicht ab, sobald die Verbindung zurück ist.
Nach dem Service: Zahlen, Pflichten und Schnittstellen
An der Kasse treffen mehrere Zahlungsarten zusammen. Bargeld, Girocard, Kreditkarte und kontaktloses Zahlen am Tisch gehören zum Alltag. Das Kartenterminal sollte an die Kasse gekoppelt sein, damit der Betrag nur einmal erfasst wird. Trinkgeld auf Karte gehört in dieselbe Abrechnung wie das Trinkgeld in bar.
Der Verzehrort gehört zu jeder Position. Dasselbe Gericht kann steuerlich anders behandelt werden, je nachdem, ob es im Haus verzehrt oder mitgenommen wird. Die Kasse muss den Verzehrort für einzelne Positionen umschalten können. Der Kaffee zum Mitnehmen steht oft auf derselben Bestellung wie das Frühstück am Tisch.
Die Kassensicherungsverordnung verlangt eine technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Vorgang protokolliert und signiert. Dem Gast ist ein Beleg anzubieten. Für eine Kassennachschau müssen sich die Daten vollständig und maschinenlesbar ausgeben lassen. DSFinV-K ist das dafür vorgesehene Exportformat.
Eine Kasse im Restaurant steht selten allein. Bestellungen aus Lieferplattformen, Reservierungen, Zeiterfassung, Warenwirtschaft und die Übergabe an die Buchhaltung hängen daran. Fehlt eine Schnittstelle, überträgt jemand die Zahlen von Hand. Diese Arbeit landet meistens beim Inhaber nach Feierabend.
Mit hinterlegten Rezepturen lässt sich der Wareneinsatz je Gericht verfolgen. Der Tagesabschluss zeigt dann auch, welches Gericht sich rechnet und an welcher Stelle zwischen Einkauf und Kasse Ware fehlt. Bei Schankanlagen lässt sich der ausgeschenkte Liter gegen den gebuchten Liter stellen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Kassensystem Restaurant
Kann die Kasse eine Rechnung nach Personen und nach Positionen teilen?
+
Ja. Positionen lassen sich einzelnen Gästen zuordnen, Beträge nach Köpfen aufteilen und beide Wege kombinieren. Jede Teilrechnung erzeugt einen eigenen Beleg mit eigener Signatur. Entscheidend ist die Bedienung am Tisch: Der Vorgang sollte in wenigen Schritten abgeschlossen sein, während die Gäste noch sitzen.
Was passiert, wenn während des Service die Internetverbindung ausfällt?
+
Das hängt von der Bauart der Kasse ab. Reine Cloud-Kassen ohne lokalen Betrieb stehen still, sobald die Leitung weg ist. Systeme mit lokaler Datenhaltung bonieren weiter und synchronisieren, sobald die Verbindung zurück ist. Die Kartenzahlung hängt zusätzlich an der Anbindung des Terminals. Klären Sie diesen Punkt vor der Auswahl.
Muss der Betrieb für die Umstellung schließen?
+
In der Regel nicht. Artikel, Preise, Tischplan und Bedienerrechte werden vorbereitet, während das alte System weiterläuft. Die Umstellung selbst liegt sinnvollerweise auf einem Ruhetag oder im schwachen Vormittagsgeschäft. Ein Restrisiko bleibt: Am ersten Serviceabend braucht das Team mehr Zeit pro Bestellung. Das gehört in die Personalplanung.
Wie kommen Bestellungen aus Lieferplattformen in die Kasse?
+
Über eine Schnittstelle, sofern die Plattform und die Kasse eine anbieten. Die Bestellung wird dann als eigener Vorgang gebucht und erscheint im Tagesabschluss mit dem hinterlegten Steuersatz. Ohne Schnittstelle tippt jemand die Bestellungen nach. Das kostet Zeit im Service und führt zu Abweichungen zwischen Plattformabrechnung und Kassenbuch.
Muss die vorhandene Hardware ersetzt werden?
+
Häufig nicht vollständig. Bondrucker, Kassenlade, Terminals und Handgeräte lassen sich je nach Anschluss und Treiberunterstützung weiter nutzen. Geprüft wird auch, ob die Geräte den Bedingungen standhalten: Hitze am Pass, Fett in der Küche, Feuchtigkeit an der Theke. Was nicht passt, wird einzeln getauscht.
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