Kassen­system für Imbiss und Schnellgastronomie

Wir richten ein Kassensystem an Ihrer Karte entlang ein, nicht am Funktionsumfang der Software. Die Artikel, die den Umsatz tragen, liegen auf der ersten Ebene. Extras kommen als Abfrage, sobald der Artikel gebucht ist. Der Grill bekommt seinen eigenen Bon. Am Abend steht ein Abschluss, der Theke, Telefon und Lieferplattform getrennt ausweist.

Ein Imbiss braucht wenig von dem, was ein Restaurantsystem ausmacht. Keine Tischverwaltung, keine Gangfolge, kein Aufteilen einer Rechnung auf vier Gäste. Bezahlt wird vor der Ausgabe, nicht danach. Der Engpass ist die Länge der Schlange.

Deshalb entscheidet die erste Bildschirmebene über das Tempo. Die Artikel, die den Umsatz tragen, gehören ohne Zwischenklick darauf. Kategorien sind für die Ausnahme da, nicht für den Döner.

Fast jeder Artikel im Imbiss hat Varianten: scharf, mittel, ohne Zwiebeln, Extra Käse, Soße getrennt. Diese Optionen gehören als Abfrage hinter den Artikel gelegt. Ein Freitextfeld erledigt das nicht, denn der Text landet unleserlich am Grill und taucht in keiner Auswertung auf.

Sobald zwei Personen arbeiten, braucht die Küche einen eigenen Bon. Auf dem Küchenbon steht die Zubereitung, auf dem Kundenbon der Preis. Bei viel Andrang ersetzt ein Bildschirm über dem Grill den Papierbon, weil dort die Reihenfolge der offenen Bestellungen sichtbar bleibt.

Der Wechsel zwischen Verzehr im Laden und Mitnahme passiert bei Ihnen ständig. Für die Ausgabe entscheidet er zwischen Teller und Tüte, für die Auswertung darüber, wie der Umsatz getrennt wird. Die Umschaltung sollte den ganzen Bon betreffen und nicht Position für Position getippt werden.

Bar bleibt im Imbiss die häufigste Zahlart, Karte wächst auch bei kleinen Beträgen. Das Kartenterminal gehört an die Kasse gekoppelt, damit niemand den Betrag ein zweites Mal eintippt. Jeder abgetippte Betrag ist eine mögliche Differenz im Tagesabschluss.

An der Theke stehen Aushilfen, und das Personal wechselt. Jede Person sollte sich mit einem eigenen Code anmelden, damit eine Differenz zuordenbar bleibt. Storno und Rabatt gehören hinter eine Freigabe, nicht offen auf die Oberfläche.

Die Hardware steht in Fettdunst, Hitze und Spritzwasser. Ein Gerät im Imbiss muss abwischbar sein und auf feuchte Finger reagieren. Geschlossene Oberflächen, ein geschützter Bondrucker und ein Standort außerhalb der direkten Grillzone verlängern die Lebensdauer.

Der Tag endet mit dem Zählen der Lade. Die Kasse hält den Soll-Bestand, gezählt wird der Ist-Bestand, die Differenz gehört festgehalten. Ein System, das nur eine Tagessumme anzeigt und keine Zählung führt, verschenkt den einzigen Moment, in dem ein Fehler noch auffällt.

Aus der Lade wird auch bezahlt. Der Getränkelieferant kommt, morgens wird Wechselgeld eingelegt, abends nimmt der Inhaber Geld heraus. Jede dieser Bewegungen gehört als Einlage oder Entnahme gebucht. Sonst laufen Soll und Ist auseinander, und ein rechnerisch negativer Kassenbestand fällt bei einer Prüfung sofort auf.

Der Abschluss muss die Zahlwege trennen. Bargeld liegt in der Lade, Kartenumsatz kommt mit Verzögerung auf das Konto, Plattformumsatz kommt abgerechnet und um die Provision gekürzt. Wer das in eine Summe wirft, kann eine Differenz zwei Wochen später nicht mehr zuordnen.

Bestellungen von Lieferplattformen sind Umsatz und gehören in die Kasse. In vielen Imbissen werden sie vom Plattform-Tablet abgetippt, ausgerechnet in der Stoßzeit. Eine Anbindung übernimmt die Bestellung direkt, druckt den Küchenbon und bucht sie auf den richtigen Zahlweg.

Auf einem einzigen Bon können unterschiedliche Steuersätze zusammentreffen, etwa bei Speise und Getränk. Ein Menüpreis muss dabei auf die enthaltenen Positionen aufgeteilt werden. Die Kasse führt den zutreffenden Satz je Position und weist ihn im Export aus. Welcher Satz für welche Position gilt, gehört mit Ihrem Steuerberater abgeglichen.

Wer eine elektronische Kasse einsetzt, unterliegt den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung. Dazu gehören eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die einzelne Aufzeichnung jedes Vorgangs und die Ausgabe eines Belegs. Die TSE steckt entweder im Gerät oder liegt als Cloud-Variante beim Anbieter.

Bei einer Prüfung werden die Kassendaten als Datei verlangt, nicht als Papierausdruck. Der dafür vorgesehene Standard heißt DSFinV-K. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob das System diesen Export selbst erzeugt und ob es die Buchhaltung in dem Format ausgibt, mit dem Ihr Steuerberater arbeitet.

Warenwirtschaft bedeutet im Imbiss selten Rezeptur auf das Gramm. Nützlicher ist die Verkaufsstatistik je Artikel: wie viele Spieße gehen in der Woche durch, wie viele Kartons Pommes, welcher Wochentag zieht welche Menge. Daraus wird die Bestellung beim Großhändler, statt aus dem Bauchgefühl vom Freitag.

Preise ändern sich im Imbiss häufiger als in anderen Betrieben, weil die Einkaufspreise schwanken. Ihre Karte hängt an der Wand, steht auf der Website und liegt bei der Lieferplattform. Eine Preisänderung sollte an einer Stelle gepflegt werden und von dort in die übrigen Kanäle laufen.